Datenschutz für Ausbilder: Was ist bei der Einstellung von Azubis zu beachten?

Der Schutz von personenbezogenen Daten greift mittlerweile in vielen Bereichen des Lebens, so auch im Bewerbungsverfahren und in der Einstellung von Azubis. Da die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) seit Mai 2018 sehr hohe Sanktionen für das Nicht-Einhalten der Sicherheitsvorschriften vorsieht, müssen Ausbilder bei der Suche nach neuen Azubis in Zukunft noch mehr berücksichtigen. Wir verraten Euch das Wichtigste zum Umgang mit persönlichen Angaben – vom Bewerbungseingang über Gespräche bis hin zur Einstellung.

Dies ist ein Gastbeitrag von Laura Gosemann, Mitglied des Berufsverbandes der Rechtsjournalisten e.V.,

Digitaler Bewerbungseingang

Eine der wichtigsten Positionen im Datenschutz nimmt die Zustimmung des Betroffenen in die Datenverarbeitung ein. Bei einer Bewerbung reicht das Einsenden der Unterlagen aber bereits als Einwilligung aus.

Viele Unternehmen verzichten heutzutage lieber auf den Erhalt von Bewerbungsunterlagen in Papierform und bevorzugen stattdessen das Ausfüllen eines Web-Formulars. Hierbei spielt die Notwendigkeit sowie die Zweckbindung der Datenverarbeitung eine große Rolle. So dürfen ausschließlich jene Informationen abgefragt werden, die für die Ausübung der ausgeschriebenen Stelle relevant sind. Außerdem muss eine Belehrung auf dem Online-Formular darüber zu finden sein, zu welchem Zweck die Daten benötigt werden. Die Informationen dürfen für keine darüber hinausgehenden Verwendungsmöglichkeiten benutzt werden.

Bewerbungsgespräch

Im Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber ist zu beachten, dass einige Fragen und Themen tabu sind. Darunter fallen in der Regel die besonders sensiblen Daten einer Person. Das sind Angaben zum Gesundheitszustand, der Religionszugehörigkeit, der rassischen und ethnischen Herkunft sowie zu eigenen politischen Meinungen. Informationen dieser Art dürfen keine Rolle bei der Beurteilung über die Eignung des Kandidaten für die Ausübung der ausgeschriebenen Tätigkeit spielen. Auch Angaben zum Familienstand oder Kinderwunsch sollten nicht erfragt werden. Ausnahmen bestehen lediglich für Arbeitgeber oder Einrichtungen mit religiösen Tendenzen.

Auswertung von Bewerbungsgesprächen

Um verschiedene Meinungen einzuholen und die Eignung der Bewerber besser vergleichen zu können, ist es legitim, dass die Personalabteilung bzw. mehrere Personen im Vorstellungsgespräch anwesend sind sowie Zugriff auf die schriftlichen Bewerberunterlagen haben. Dennoch sollten die Daten so wenigen Personen wie möglich zugänglich sein. Besonders wichtig ist der Schutz vor einem Zugriff durch Dritte.

Diejenigen, die am Bewerbungsgespräch beteiligt sind, sollten außerdem bezüglich des Datenschutzes geschult sein und zuvor unterschreiben, dass sie keine persönlichen Informationen nach außen tragen.

Einstellung eines Auszubildenden

Wurde ein geeigneter Kandidat für die freie Stelle gefunden, sind alle Daten von anderen Bewerbern umgehend und unwiderruflich zu löschen, da der Zweck der Datenerhebung erfüllt ist. Bei postalischem Anschreiben bedeutet das, diese innerhalb von zwei Monaten an den Interessenten zurückzuschicken.

Eine Ausnahme bilden etwa Initiativbewerbungen in größeren Unternehmen. Hierbei stimmen die Bewerber in der Regel zu, dass deren Unterlagen über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, falls zu einem späteren Zeitpunkt eine passende Stelle vakant wird. Ein entsprechendes Online-Formular sollte hierzu eine anzuklickende Checkbox aufweisen, damit der Interessierte eindeutig der verlängerten Speicherung zustimmen kann. Für den neuen Auszubildenden wird schließlich eine Personalakte mit persönlichen Informationen über ihn angelegt, sodass weitere Datenschutzregeln zu berücksichtigen sind.

Welche Rechte und Pflichten es außerdem in Bezug auf den Datenschutz am Arbeitsplatz gibt, erfahren Interessierte auf dem Ratgeberportal datenschutz.org!


Logo Berufsverband der Rechtsjournalisten e.V.
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Der Berufsverband der Rechtsjournalisten e.V. wurde im August 2015 von Rechtsanwalt Mathis Ruff in Berlin gegründet. Für den juristischen Laien steht einem grundlegenden Verständnis zumeist das „Juristendeutsch“ im Wege; entsprechende Recherchen gestalten sich in der Regel als zeitaufwendig und komplex. Ziel des Verbandes ist es daher, über zentrale rechtliche Themenkomplexe in einer verständlichen Sprache zu informieren. Der Berufsverband der Rechtsjournalisten e.V. stellt ausschließlich Informationsportale bereit, bietet jedoch keine Rechtsberatung an.

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